Projekt besprechen E-Mail & Archivierung
Professionelle Postfächer und automatische E-Mail-Archivierung – mit klaren Regeln für Aufbewahrung, Zugriff, Prüfung und Löschung.
E-Mail-Lösung besprechenUnterstützt die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
01 · Zwei Ebenen, sauber verbunden
Ihre Mitarbeitenden arbeiten wie gewohnt. Im Hintergrund sorgt ein getrenntes Archiv dafür, dass definierte Nachrichten nachvollziehbar aufbewahrt und wiedergefunden werden können.
Adressen unter Ihrer eigenen Domain, passende Postfächer für Personen und Funktionen sowie eine verständliche Einrichtung auf den benötigten Geräten.
Ein- und ausgehende Kommunikation wird nach den freigegebenen Regeln übernommen, geschützt gespeichert und für berechtigte Personen auffindbar gehalten.
02 · Der praktische Nutzen
Im Alltag bleibt das Archiv unauffällig. Wichtig wird es, wenn eine Nachricht versehentlich gelöscht wurde, ein Vorgang nachvollzogen oder eine Prüfung vorbereitet werden muss.
Kommunikation anhand von Zeitraum, Absender, Empfänger oder Suchbegriff eingrenzen.
Eine archivierte Nachricht suchen und erneut in das Postfach zustellen.
Zugriff zeitlich und inhaltlich begrenzen, protokollieren und benötigte Daten exportieren.
03 · Aufbewahrung mit Augenmaß
Die Frist folgt nicht dem Medium „E-Mail“, sondern dem Inhalt und seiner Funktion. Deshalb wird vor der Einrichtung festgelegt, welche Regeln für welche Postfächer und Dokumentarten gelten.
Empfangene und abgesandte Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft betrifft, kann unter die sechsjährige Aufbewahrung fallen.
Enthält eine E-Mail selbst einen Buchungsbeleg oder ist sie dafür maßgeblich, kann die achtjährige Frist relevant sein.
Terminabsprachen, Werbung, Bewerbungen, private oder rein organisatorische Nachrichten brauchen eine eigene Bewertung und passende Löschregeln.
Fristen können sich überschneiden oder verlängern. Die konkrete Einordnung wird mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung abgestimmt.
04 · Technische Grundlage
Wir kombinieren die Produktfunktionen mit einer nachvollziehbaren Konfiguration: E-Mail-Wege, Fristen, Ausnahmen, Rollen und Prüfprozesse werden vor der Freigabe getestet und dokumentiert.
Eingehende und ausgehende Nachrichten werden in ihrer ursprünglichen Form in das Archiv übernommen.
Nach der Einrichtung läuft die Archivierung im Hintergrund, ohne dass Mitarbeitende Nachrichten manuell ablegen müssen.
Volltextsuche und Filter helfen bei der Suche nach Absender, Empfänger, Zeitraum, Betreff oder Inhalt.
Audit-Log und Audit-Trail machen Zugriffe und relevante Änderungen an Einstellungen nachvollziehbar.
Ein zeitlich begrenzter Revisionszugang lässt sich nach dem Vier-Augen-Prinzip einrichten.
Archivbestände können für Migration, Vertragsende oder Prüfung exportiert werden; Bedingungen und Formate klären wir vorab.
Damit die Archivierung vollständig funktioniert, müssen alle vorgesehenen Wege erfasst sein – insbesondere der ausgehende Versand und, falls gewünscht, interne Nachrichten. Eine technische Funktion allein ersetzt keine Verfahrensdokumentation.
05 · Zwei verschiedene Aufgaben
Beides schützt vor unterschiedlichen Risiken. Wir prüfen, welche Kombination zu Ihrer bestehenden E-Mail-Umgebung passt.
Ausgewählte Geschäftskommunikation wird unverändert, auffindbar und nach dokumentierten Fristen vorgehalten.
Eine Sicherung stellt Postfächer oder Datenstände nach Bedienfehlern, Angriffen oder technischen Ausfällen wieder her.
06 · Einführung ohne Postfach-Chaos
Wir planen die Umstellung so, dass Ihr Team arbeitsfähig bleibt und Zuständigkeiten von Anfang an klar sind.
Domains, Benutzer, Funktionspostfächer, Geräte, Versandwege und bestehende Archive erfassen.
Aufbewahrung, Ausnahmen, private Nachrichten, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten abstimmen.
Ein- und ausgehende sowie optionale interne Nachrichten mit kontrollierten Tests prüfen.
Suche, Wiederzustellung, Audit-Zugang und Export erklären – danach bleiben wir Ansprechpartner.
07 · Häufig gefragt
Klare Antworten für Unternehmen, die ihre Geschäftskommunikation ordentlich aufstellen möchten.
Nein. Entscheidend sind Inhalt, Funktion und Dokumentart. Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege können aufbewahrungspflichtig sein; rein organisatorische oder private Nachrichten sind anders zu behandeln. Wir erarbeiten dafür eine nachvollziehbare Aufbewahrungs- und Löschmatrix.
Gemeint ist eine nachvollziehbare, vollständige und gegen unbemerkte Änderungen geschützte Aufbewahrung. Dazu gehören unter anderem Originalformat, geregelte Zugriffe, Protokollierung, Auffindbarkeit und dokumentierte Prozesse.
Nein. Das Archiv bewahrt geschäftlich relevante Kommunikation nachvollziehbar auf. Ein Backup schützt dagegen den laufenden Betrieb vor Datenverlust und ermöglicht die Wiederherstellung kompletter Systeme oder Postfächer. Je nach Umgebung werden beide Bausteine benötigt.
Ausgehende Nachrichten müssen über den vorgesehenen Versandweg geführt werden, damit sie automatisch erfasst werden. Interne E-Mails können optional einbezogen werden. Wir prüfen diese Wege vor der Freigabe mit Testnachrichten.
Hornetsecurity unterstützt einen zeitlich begrenzten Audit-Zugang mit Vier-Augen-Prinzip, Protokollierung sowie Exporte. Welche Daten bereitgestellt werden und wer zugreifen darf, wird vorab organisatorisch festgelegt.
Ein Nachimport vorhandener Nachrichten ist grundsätzlich möglich. Format, Zuordnung, Datenmenge und Qualität werden vorab geprüft, damit Altbestände korrekt den jeweiligen Postfächern zugeordnet werden.
Nein. Die Technik unterstützt gesetzliche Anforderungen, ersetzt aber weder Verfahrensdokumentation noch eine rechtliche oder steuerliche Bewertung. Produktfunktion, Konfiguration und betriebliche Prozesse müssen zusammenpassen.
Der nächste Schritt
Wir prüfen Postfächer, Versandwege und Aufbewahrungsbedarf – und zeigen Ihnen einen sinnvollen nächsten Schritt, ohne unnötig großes Paket.